Druckregeln

E-Mails und Webseiten gehören zu den am meisten gedruckten Dokumenten in Unternehmen. Diese Dokumente beinhalten sehr oft farbige Elemente, sodass die Drucke in Farbe produziert werden. Dadurch entstehen vermeidbare Kosten. Aus diesem Grund ist es an vielen Stellen sinnvoll Druckregeln für das Unternehmen zu definieren. Druckregeln funktionieren in Abhängigkeit des Druckertreibers unterschiedlich.

Druckregeln werden dazu verwendet Druckaufträge, die bestimmte Merkmale aufweisen, mit bestimmten Eigenschaften zu versehen. Es ist damit z.B. möglich Druckaufträge, die aus Microsoft Outlook gedruckt werden, standardmäßig als schwarz/weiß und duplex zu drucken, siehe Modul Druckregel anwenden. Die Anwender können über die Änderung per E-Mail informiert werden.

Die vorgegebenen Eigenschaften des Treibers werden dabei überschrieben (nicht alle Einstellungen können angepasst werden, siehe Änderungsmöglichkeiten am Druckauftrag). Dem Anwender wird am Embedded Client angezeigt, wenn eine Einstellung durch eine Druckregel geändert wurde (siehe Druckaufträge bearbeiten). Je nach Einstellung der Regel ist es mit dem Embedded Client am Gerät möglich diese Eigenschaften wieder zu ändern.

Das Bild zeigt die Möglichkeiten der Beeinflussung des Druckergebnisses durch Druckregeln. Druckregeln werden durch ein Schlüsselwort im Druckdatenstrom (dies kann - je nach dem was Treiber und druckende Anwendung übermitteln - die druckende Anwendung, Dateiname oder die Dateierweiterung sein). Um die Auswirkungen von Druckregeln auf die Kosten und Druckergebnisse zu ermitteln, hilft das nachfolgende Dokument.

Bei der Analyse dieser E-Mail kann man fünf wesentliche Punkte identifizieren, welche das Dokument teuer in der Druckausgabe machen. Punkt 1 ist das farbige Logo des Unternehmens. Bei Punkt 2 ist der Hyperlink für die Homepage sowie die E-Mailadresse farbig. Die Antwort bei Punkt 3 ist dunkelblau und enthält somit Farbattribute. Punkt 4 ist das farbige Logo des Unternehmens. Punkt 5 verdeutlicht, dass auf der letzten Seite der Email keine wichtigen Informationen enthalten sind.

Eine mögliche Einstellung für Druckregeln aus E-Mailprogrammen könnte sein, dass die E-Mail immer monochrom, Duplex und nur die ersten beiden Seiten gedruckt werden.  Die Auswirkungen durch die Druckregel sind in der nachfolgenden Grafik dargestellt.